¿Qué es la GFPI-G-013?
Es la brújula del instructor SENA. Este documento maestro
estandariza y organiza paso a paso el proceso formativo, garantizando que un aprendiz en cualquier parte
del país reciba la misma calidad de formación.
ℹ️
¿Por qué es importante?
No seguir esta guía puede resultar en "No Conformidades" durante auditorías de calidad. Más
importante aún, desorganiza el proceso de aprendizaje de tus aprendices.
🎯 Objetivo Principal
Orientar al equipo ejecutor de la formación en la planeación, ejecución y evaluación de la
Formación Profesional Integral.
👥 Responsables
- Instructor: Ejecutor principal del proceso formativo.
- Coordinador Académico: Seguimiento y apoyo pedagógico.
- Subdirector de Centro: Garantizar condiciones para la formación.
📋 Alcance de la Guía
Inicia:
Con la verificación de instructores, materiales y ambientes de aprendizaje.
Finaliza:
Con la retroalimentación del programa de formación y gestión del egresado.
📖 Generalidades de la Formación Profesional Integral
La Formación Profesional Integral (FPI) es un proceso
educativo teórico-práctico que integra:
- Formación Tecnológica: Conocimientos técnicos, tecnológicos y actitudes
para desempeñarse en una ocupación.
- Formación Social: Valores éticos, trabajo en equipo, comunicación y
desarrollo humano integral.
💡
Recuerda:
La FPI se desarrolla mediante el Aprendizaje por Proyectos, donde el aprendiz
resuelve problemas reales del sector productivo. NO es solo transmisión de conocimiento, es
construcción de competencias.
🎓
Competencias
Desarrollo integral del ser, saber y hacer
🔧
Proyectos
Metodología activa de aprendizaje
🤝
Sector Productivo
Vinculación real con empresas
📊
Evidencias
Evaluación basada en resultados
Marco Normativo y Legal
La formación en el SENA se sustenta en una sólida base legal. Conocer estas normas te protege como
instructor y garantiza los derechos de los aprendices.
💡
Tip del Experto:
El Reglamento del Aprendiz (Acuerdo 07 de 2012) es tu "biblia" para el debido proceso. Nunca
sanciones a un aprendiz sin consultarlo primero; podrías incurrir en fallas disciplinarias.
Política Técnico-Pedagógica
Establece los lineamientos fundamentales de la política
del SENA para lograr la Unidad Técnica pedagógica en toda la entidad.
Documento Oficial
Reestructuración del SENA
Define la misión y funciones del SENA. El Art. 14 regula
delegaciones y el Art. 4 establece la formación técnica y tecnológica como pilar esencial
del servicio.
Documento Oficial
Estatuto de Formación
Adopta el estatuto de la Formación Profesional Integral
(FPI). Destacan el Cap. 3 sobre gestión y desarrollo de la formación de calidad.
Documento Oficial
Sistema de Nomenclatura
Establece el sistema de clasificación y remuneración de
empleos públicos del SENA. El numeral 'e' define al Instructor como cargo
clave.
Documento Oficial
Modificación Estructural
Actualiza la estructura interna. El Art. 11 faculta a la
Dirección de Formación para dictar políticas, estrategias y normas de alistamiento y
evaluación.
Documento Oficial
Jornada Laboral
Regula la jornada del instructor: 42.5 h semanales, con 32
h de formación directa y 10.5 h para preparación y otras actividades.
Documento Oficial
Coordinación Académica
Reglamenta la coordinación académica, definiendo el apoyo
administrativo y pedagógico esencial para el equipo de instructores.
Documento Oficial
Reglamento del Aprendiz
Marco de convivencia que establece derechos y deberes.
Fundamental para el instructor en el manejo del debido proceso disciplinario.
Documento Oficial
Redes de Conocimiento
Crea las Redes de Conocimiento sectoriales e
institucionales Sena y define los criterios del sistema de gestión de conocimiento.
Documento Oficial
Política de Calidad
Adopta la política nacional de calidad en el SENA,
enfocada en la excelencia del servicio y mejora continua.
Documento Oficial
Tipos de Certificados
Determina los tipos de certificados de formación
profesional y establece la duración estándar de los programas.
Documento Oficial
Tipos de Oferta
Define las características de la oferta: Titulada,
Complementaria, Virtual y Presencial en el SENA.
Documento Oficial
Manual de Funciones
Actualiza el manual específico de funciones y competencias
laborales para el personal del SENA.
Documento Oficial
Guía Proceso Formativo
Documento eje que estandariza la planeación, ejecución y
evaluación de la formación profesional integral en todos los centros.
Ver Guía
🔍 Fase 1: Análisis
El punto de partida. Aquí se identifica la necesidad y se estructura la respuesta formativa.
ℹ️
Propósito:
Identificar las necesidades del sector productivo y definir la estrategia de formación.
Antes de planear, debemos saber qué problema vamos a resolver.
Actividades Clave
1
Diagnóstico
Reconocimiento de saberes previos y necesidades de los aprendices.
2
Concertación
Socialización del programa y cronograma inicial con los aprendices.
3
Caracterización
Identificación del perfil de ingreso del grupo.
🤝
Conexión Humana:
La fase de análisis es el mejor momento para conectar con tus aprendices.
Conoce sus historias, expectativas y motivaciones para adaptar tu estrategia pedagógica desde el
inicio.
🛠️ Fase 2: Planeación
Preparar el terreno antes de la llegada de los aprendices. Esta fase es crítica para el éxito del proceso
formativo. (Anteriormente conocida como Alistamiento).
⚠️
Error Común:
Iniciar formación sin tener la Planeación Pedagógica lista. Si te auditan y estás
ejecutando algo diferente a lo planeado en el formato GFPI-F-134, es un hallazgo grave. La
improvisación NO es una opción.
6.1 Verificación de Instructores, Materiales y Ambientes
1
Revisión y ajustes del Proyecto. ¿Es viable? ¿Soluciona un problema real?
2
Planeación Pedagógica
El "mapa de ruta". Define qué resultados verás, cuándo y con qué actividades.
GFPI-F-134
3
Recursos y Materiales
Solicitar materiales con tiempo. No esperes a necesitar el marcador para pedirlo.
4
Ambientes de Aprendizaje
Chequeo de equipos. Reporta daños a la mesa de ayuda ANTES de iniciar ficha.
5
Software y Conectividad
Verifica licencias y acceso a internet. No asumas que todo funciona.
💻
Verificación de Software:
No esperes al primer día de clase para verificar el software especializado.
Solicita la instalación o actualización con el área de sistemas con al menos 2 semanas de
anticipación.
ℹ️
Dato Técnico (Sofia Plus):
Para la verificación de ambientes, el Coordinador Académico debe tener asignado el rol de
"Gestión de Desarrollo Curricular" en el aplicativo Sofia Plus.
Sin este rol,
no podrá validar las
listas de
chequeo de ambientes.
6.2 Programación de Instructores
La programación del instructor está regulada por la Resolución 0642 de 2004 sobre jornada laboral.
👷♂️ Instructores de Planta
Res.
0642/04
- 42.5 horas semanales (Jornada Laboral)
- 32 horas máx. de formación directa
- 10.5 horas otras actividades
🤝 Instructores Contratistas
Contrato
- Sin Horario Fijo (Cumplimiento de Objeto)
- Formación según necesidad del servicio
- Productos y entregables contractuales
Res.
642/2004
Jornada Laboral de Instructores
Establece la dedicación semanal de 42.5 horas para los instructores de planta,
distribuidas estratégicamente para garantizar la calidad de la formación.
Total Semanal
42.5 Horas
Jornada Laboral Completa
Distribución de Tiempo
| Concepto |
Diario |
Semanal |
Mensual |
| Formación Directa |
6.4 h |
32 h |
128 h |
| Otras Actividades |
2.1 h |
10.5 h |
42 h |
| Total |
8.5 h |
42.5 h |
170 h |
Diario: 6.4h
Mensual: 128h
Diario: 2.1h
Mensual: 42h
Diario: 8.5h
Mensual: 170h
👨🏫 Formación Directa (32 Horas)
Sesiones presenciales o virtuales de mínimo 1 hora. Incluye
seguimiento en etapa productiva (hasta el 10% de estas horas).
📋 Otras Actividades (10.5 Horas)
Preparación de sesiones
Inducción
Comités de Evaluación
Equipo Pedagógico
Investigación SENNOVA
Atención a alumnos
Apoyo al Sistema Nal. de Formación
⚠️
Nota Importante:
El trabajo realizado el sábado no genera remuneración adicional ni
compensatorio (salvo que se exceda la jornada máxima), ya que hace parte de la programación
ordinaria de 42.5 horas.
6.3 Planear las Actividades de Aprendizaje
La planeación pedagógica debe incluir:
Resultados de Aprendizaje
¿Qué debe lograr el aprendiz?
Actividades
¿Cómo lo va a lograr?
Evidencias
¿Cómo lo demuestra?
Criterios
¿Cómo se evalúa?
📝
Recuerda:
La guía de aprendizaje (GFPI-F-135) es el "contrato" con el aprendiz. Debe ser clara,
con instrucciones paso a paso, y debe entregarse al inicio de cada fase del
proyecto.
👥
Trabajo Colaborativo:
Comparte tu planeación con otros instructores de la misma red de conocimiento.
Las buenas prácticas se multiplican cuando se comparten y se estandarizan criterios técnicos.
🔧 Herramientas de Apoyo - Coordinador Académico
El Coordinador Académico es tu aliado. Estas son las herramientas que usa para apoyarte:
Sofia Plus - Reportes
Seguimiento a juicios, novedades, y estados de aprendices.
Zajuna Analytics
Estadísticas de participación y avance en el LMS.
Observación de Clase
Visitas programadas para retroalimentación pedagógica.
🤝
Comunicación Proactiva:
No esperes a que el coordinador te busque. Reporta avances, dificultades y necesidades
de manera proactiva. Una buena relación con coordinación facilita todo el proceso.
✅
Buenas Prácticas Generales:
Crea una carpeta digital (Drive/SharePoint) compartida con tu coordinador desde el día 1. Sube allí
tu planeación y guías. Esto demuestra transparencia y orden.
🚀 Fase 3: Ejecución
La hora de la verdad. Donde ocurre la magia del aprendizaje.
📌 Inducción
No es solo saludar. Debes socializar el programa, el proyecto y las reglas de juego
(Concertación).
📂 Guías de Aprendizaje
La guía (GFPI-G-012) es del APRENDIZ. No la escondas; súbela al LMS Zajuna desde el
primer día.
📅 Asistencia
El registro de asistencia en Sofia Plus o su sistema equivalente debe ser DIARIO o SEMANAL. Nunca
mensual.
🚨
Alerta de Deserción:
Se considera deserción en dos casos principales:
- Cuando el aprendiz falta 3 días consecutivos injustificados.
- Cuando acumula 5 días de inasistencia (justificados o no) de manera
intermitente durante una misma fase del proyecto.
Debes reportar la novedad inmediatamente en Sofia Plus.
🧠
Tip Pedagógico:
Varía tus estrategias. Si solo usas diapositivas, pierdes su atención. Usa Rutinas de Pensamiento,
Estudios de Caso y Aprendizaje Basado en Proyectos.
🏁 Fase 4: Evaluación
Verificación de competencias y cierre administrativo.
1
Recolección
Evidencias de Conocimiento, Desempeño y Producto. Todas deben reposar en el Portafolio (Digital).
2
Juicio Avalativo
En Sofia Plus solo existen dos estados finales: Aprobado (A) o
Deficiente (D).
3
Plan de Mejoramiento
Es un DERECHO del aprendiz que reprueba. Debe firmarse un acta de compromiso.
🛑
¡Cuidado! Prohibido calificar "D" sin Debido Proceso
Antes de registrar un juicio de Deficiente (D) en Sofia Plus, es
OBLIGATORIO haber agotado el conducto regular:
- Realizar 2 llamados de atención por escrito.
- Citar a Comité de Evaluación y Seguimiento.
- Obtener la recomendación de cancelación o sanción por parte del comité.
Si calificas "D" sin estos soportes, puedes incurrir en una falta grave.
🌟
Tip del Experto:
Retroalimenta las evidencias máximo 5 días hábiles después de la entrega. Una retroalimentación
tardía pierde su efecto pedagógico y desmotiva al aprendiz.
📁 Portafolio de Evidencias
El portafolio es la memoria documental de todo el proceso formativo. Debe existir tanto para el
instructor como para cada aprendiz.
⚠️
Error Crítico:
Sin portafolio organizado, no hay forma de demostrar que la formación se realizó correctamente.
En una auditoría, esto puede generar hallazgos mayores y afectar la certificación.
👨🏫 6.5.1 Portafolio de Evidencias del Instructor
Documentación que el instructor debe mantener actualizada durante toda la ejecución:
📋 Documentos de
Planeación
- Proyecto
Formativo aprobado
- Planeación Pedagógica (GFPI-F-134)
- Guías de Aprendizaje (GFPI-F-135)
- Instrumentos de Evaluación
📝 Documentos de
Ejecución
- Actas de Concertación
- Control de Asistencia
- Planes de Mejoramiento
- Actas de Comité de Evaluación
📊 Seguimiento
- Reportes de evaluación
- Novedades de aprendices
- Juicios de evaluación
- Actas de reuniones
💡
Buena Práctica:
Organiza tu portafolio en carpetas digitales por ficha:
FICHA_XXXXXXX/01_Analisis/, 02_Planeacion/,
03_Ejecucion/, 04_Evaluacion/. Esto facilita localizar cualquier
documento en segundos.
| Nombre Documento |
Actividad |
Forma de entrega |
Fecha |
Entregó |
| Proyecto Formativo |
Ajuste y validación |
Digital (Sofia) |
Semana 1 |
✅ |
| Planeación Pedagógica |
Elaboración GFPI-F-134 |
Carpeta Drive |
Semana 1 |
✅ |
* Ejemplo simplificado de la tabla de
seguimiento del portafolio.
📄 Formatos Esenciales para la Formación
💡
¿Dónde encontrar los formatos?
Todos los formatos oficiales están disponibles en
Compromiso SENA o en la
carpeta compartida de tu centro. Siempre verifica que estás usando la versión
más reciente.
👨🎓 6.5.2 Portafolio de Evidencias del Aprendiz
Cada aprendiz debe construir su propio portafolio con las evidencias de su proceso formativo:
1
Evidencias de Conocimiento
Pruebas escritas, cuestionarios,
evaluaciones orales, mapas conceptuales.
Saber
2
Evidencias de Desempeño
Videos, listas de
chequeo, observación directa del proceso de trabajo.
Hacer
3
Evidencias de Producto
Entregables finales: proyectos, informes, prototipos, manuales.
Resultado
📌
Importante:
Las evidencias deben ser auténticas (producidas por el aprendiz),
pertinentes (relacionadas con el RAP), y
suficientes
(demuestran el logro de la competencia).
🔧 6.5.3 Construcción y Registro del Portafolio
Pasos para la construcción:
- Definir estructura: Organizar carpetas según fases del proyecto formativo.
- Recolectar evidencias: Guardar cada evidencia inmediatamente después de la
actividad.
- Etiquetar correctamente: Nombre, fecha, RAP asociado, tipo de evidencia.
- Retroalimentar: Incluir las observaciones del instructor en cada evidencia.
- Respaldar: Mantener copias en la nube (Zajuna, Drive, OneDrive).
💻
Herramientas Recomendadas:
Utiliza Zajuna como repositorio oficial. Para respaldo adicional,
recomienda a los aprendices usar Google Drive o OneDrive con una estructura de carpetas
estandarizada.
🏭 Orientaciones para la Etapa Productiva
La etapa productiva es el momento en que el aprendiz aplica sus competencias en un entorno real de
trabajo.
📋 Modalidades de Etapa Productiva
- Contrato de Aprendizaje: Vinculación con empresa patrocinadora.
- Pasantía: Práctica en empresa sin vinculación laboral.
- Proyecto Productivo: Emprendimiento propio del aprendiz.
- Monitoría: Apoyo a procesos en el centro de formación.
- Vinculación Laboral: Validación por trabajo relacionado.
👨💼 Rol del Instructor
- Orientar al aprendiz en la búsqueda de empresa.
- Verificar que la empresa cumple requisitos.
- Realizar seguimiento periódico (mínimo mensual).
- Evaluar las competencias en contexto real.
- Documentar el proceso en Sofia Plus.
⚠️
Alerta Crítica:
El aprendiz NO puede iniciar etapa productiva sin tener aprobadas todas las
competencias
de la etapa lectiva. Verificar en Sofia Plus antes de autorizar el inicio.
📊 Seguimiento en Etapa Productiva
1
Bitácora
El aprendiz debe registrar sus actividades semanalmente en la bitácora de Sofia Plus.
2
Visita/Contacto
El instructor debe verificar el desempeño con el jefe inmediato de la empresa.
3
Evaluación Final
Al finalizar, evaluar competencias con el concepto de la empresa y el aprendiz.
✅
Buena Práctica:
Crea un grupo de WhatsApp o canal de Teams con tus aprendices en etapa productiva.
Esto facilita el seguimiento y la resolución rápida de dudas o problemas.
🔄 Retroalimentar el Programa de Formación
Al finalizar cada ciclo formativo, es fundamental documentar lecciones aprendidas:
📝
Ajustes al Proyecto
¿Qué actividades funcionaron mejor?
¿Cuáles necesitan mejoras?
🎯
Actualización Técnica
¿Hay nuevas tecnologías o normativas
que incluir?
💬
Feedback Empresarial
¿Qué dicen las empresas sobre las
competencias de los egresados?
📊
Proceso de Mejora Continua:
Documenta estas observaciones y compártelas con el Comité Pedagógico de Centro.
Usa el formato de Solicitud de Ajuste al Programa cuando sea necesario.
✅ Checklist Interactivo
Verifica tu paz mental antes de cerrar el mes. Un checklist completo para asegurar que no olvides ningún
paso crítico.
📅
Hábito Mensual:
Programa una alarma recurrente en tu calendario institucional el día 25 de cada mes
para revisar este checklist. Evita el estrés del cierre administrativo.
📋 Fase de Alistamiento
¿Está aprobado y actualizado en Sofia Plus?
Planeación Pedagógica (GFPI-F-134)
¿Coincide con lo que ejecutaste?
Ambiente de Aprendizaje Verificado
¿Reportaste daños a mesa de ayuda antes de iniciar?
Materiales y Recursos Solicitados
¿Hiciste la solicitud con tiempo suficiente?
🚀 Fase de Ejecución
Inducción Realizada
¿Socializaste programa, proyecto y reglamento?
Acta de Concertación Firmada
¿Todos los aprendices firmaron la concertación?
Guías en Plataforma LMS
¿Están subidas a Zajuna?
Asistencia Registrada en Sofia Plus
¿Reportaste las novedades y deserciones a tiempo?
🏁 Fase de Evaluación
Evidencias Retroalimentadas
¿Retroalimentaste en menos de 5 días hábiles?
Juicios Registrados en Sofia Plus
¿Verificaste que los "A" aparezcan correctamente?
Planes de Mejoramiento Formalizados
¿Los aprendices que reprobaron firmaron acta?
Portafolio del Instructor Actualizado
¿Toda la documentación está en tu carpeta digital?
🏭 Etapa Productiva
Competencias Lectivas Aprobadas
¿Verificaste en Sofia Plus antes de autorizar inicio?
Seguimiento Mensual Realizado
¿Contactaste a la empresa y al aprendiz?
Bitácoras Revisadas
¿Verificaste que los aprendices suben sus bitácoras
semanalmente?
🔎
Auto-Auditoría:
Imagina que mañana te auditan. ¿Podrías mostrar evidencia de todo esto en menos de 5 minutos? Si la
respuesta es no, organiza tus carpetas hoy mismo.
📚 Referencias Bibliográficas y Formatos
Documentación oficial y formatos que todo instructor debe conocer y utilizar.
⚖️ Marco Normativo Principal
1994
Ley 119
Reestructuración del SENA y
definición de misión.
Ver
Ley →
1997
Acuerdo 08
Estatuto de la Formación
Profesional Integral.
Ver
Acuerdo →
2012
Acuerdo 07 - Reglamento del Aprendiz
⚠️ Documento CLAVE para el
debido proceso.
Ver
Reglamento
→
2017
Guía GFPI-G-013
Guía para desarrollar los
procesos formativos (Documento actual).
Ver
Guía →
📄 Formatos Esenciales para la Formación
💡
¿Dónde encontrar los formatos?
Todos los formatos oficiales están disponibles en
Compromiso SENA o en la
carpeta compartida de tu centro. Siempre verifica que estás usando la versión
más reciente.
💻 Herramientas Digitales Oficiales
🎓
Sofia Plus
Gestión de la formación, juicios,
novedades, asistencia.
Acceder
📚
Zajuna
LMS para contenido, actividades y
evaluaciones.
Acceder
📋
Compromiso SENA
Documentos, normatividad y recursos
institucionales.
Acceder
📖
Normograma SENA
Toda la normatividad institucional
actualizada.
Acceder
🏛️
Biblioteca SENA
Bases de datos, libros digitales y
repositorio.
Acceder
💼
APE SENA
Agencia Pública de Empleo e
intermediación laboral.
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🏅
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Descarga rápida de certificados de
formación.
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